И выявить нелояльных коллег. И выявить нелояльных коллег

Как проводится финансовая оптимизация бизнеса

Как проводится финансовая оптимизация бизнеса

На первом этапе финансовой оптимизации бизнеса, проводят анализ оптимизации работы финансового отдела компании, нужно владеть актуальной моделью процессов, которая отражала бы структуру и все операции, производимые отделом, а также материальными средствами, временем и иными необходимыми ресурсами.

Результатом второго этапа финансовой оптимизации бизнеса служит наглядный материал для проведения анализа всего происходящего на предприятии, указывающего трудные моменты в работе, всевозможные риски, расходы, связанные с повторением обязанностей и ответственности. Для формирования такой модели нужно проанализировать организационную структуру и процессы компании. На этом первоначальном этапе происходит отбор процессов, нуждающихся в преобразовании. Руководитель компании может принять решение как о преобразовании бизнес-процессов, т. е. об их оптимизации, так и об их реинжиниринге.

Оптимизация бизнеса – некрупные преобразования, которые направлены на усовершенствование уже существующих процессов. Оптимизация бизнеса является необходимой процедурой в том случае, если процессы работают и не приносят особых проблем и большого урона для компании.

Реинжиниринг бизнеса – коренные преобразования основополагающих процессов компании. Данная процедура несет за собой полный отказ от существующих бизнес-процессов с целью их замены на абсолютно новые.

Цель реинжиниринга – резко уменьшить стоимость процессов, а также временных, человеческих и материальных затрат. Как правило, при реинжиниринге происходит замена организационной структуры предприятия и выполняемых задач. Прибегать к реинжинирингу нужно тогда, когда невозможно вести деятельность согласно действующим процессам, т.к. это сопровождается денежными потерями.

После разработки рекомендаций по оптимизации/реинжинирингу действующих процессов для стандартизации новых разрабатываются определенные шаблоны решений, каждое из которых состоит из процессной и технической части. Процессная часть – это совокупность схем и элементов бизнес-процессов (ее можно реализовать в ARIS). Техническая часть – это исполнение процессной части в конкретно выбранной информационной системе.

Последующая разработка регламентирующих документов содержит в себе формирование регламентов различных процедур и процессов, положений об отделах, должностных инструкций, а также иных унифицированных документов, которыми впоследствии будут пользоваться специалисты рабочей группы при вводе в эксплуатацию информационной системы. Обязательно нужно уделить достаточное внимание качеству разработанной документации и ее доступности, т. к. ей должны пользоваться все работники предприятия. Не рекомендуется использовать в документах слишком много технических терминов и намеренно усложнять описание процессов.

Этап представления результатов проекта финансовой оптимизации бизнеса и сравнение с важнейшими целями предприятия предполагает контролирование возможности достижения плановых показателей.

Непосредственное внедрение стандартного шаблона финансовых бизнес-процессов должно предполагать определенную дату, начиная с которой компания будет вести деятельность по разработанной схеме согласно введенной системе оптимизации бизнес-процессов.

Т. е. за счет введения проекта финансовой оптимизации бизнеса на предприятии сформируется целостное учетное пространство, а риски внутреннего контроля будут абсолютно предотвращены. В итоге функции учета и отчетности станут гибкими и универсальными, а компания получит нужный ей эффект от оптимизации бизнеса.

  • Управление расходами организации, или Как создать систему минимальных издержек
Фото 1

«Не все йогурты одинаково полезны»

Наиболее часто к снижению эффекта или даже провалу проекта по внедрению изменений, направленных на улучшение, приводит приглашение «академических» консультантов, точнее, - тех, кто имеет только академические знания без реальной практики их применения в действующих компаниях не в проектах по внедрению изменений, а в текущей работе коммерческой компании.

У них есть большой плюс: громкие регалии, степени и звания, громкие фамилии (некоторые из них, действительно, замечательные учёные и умнейшие люди), известные и красивые витрины – названия ВУЗов, организаций и т.п., под эгидой которых они выступают.

сдохли.

  • жаль, у меня ещё столько замечательных идей!
  • Отсекать консультантов по «наличию рекомендаций» - бессмысленно, т.к. именно у таких консультантов с «благодарными отзывами» и «благодарственными письмами» всё хорошо.

    Узкий опыт

    Ещё одна причина ? это привлечение консультантов с «узким» опытом.

    , гораздо хуже для заказчика нарваться на консультанта, постоянно пребывающего в состоянии «поиска новых знаний и нового опыта».

    Для таких специалистов желание найти возможность и получить новый опыт, испытать свою методологию в других условиях, подчас сравнимо с наркотической зависимостью.

    неуспешности внедрения улучшений и начнём с фундамента.

    Группа фундаментальных причин

    Для чего нужна оптимизация бизнеса

    Для чего нужна оптимизация бизнеса

    Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

    Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

    • увеличить рентабельность бизнеса;
    • повысить управляемость бизнеса;
    • добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
    • повысить ценность компании в глазах потребителей;
    • улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
    • оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
    • повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
    • улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
    • определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

    Оптимизация бизнеса — это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

    Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

    Основная задача оптимизации бизнеса — усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

    Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

    • Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

    Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы, обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

    • важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
    • оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
    • учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
    • оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

    Оптимизация бизнеса — это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

    Главная задача оптимизации — увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

    Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей:

    1. Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
    2. Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
    3. Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
    4. Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
    5. Уменьшить затраты предприятия.
    6. Достичь запланированных показателей.

    Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

    Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

    Фото 2

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

    Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали. 

    Сохранить чек-лист и инструкции

    К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

    К оптимизации следует подходить системно и поэтапно Алла Бедненко, директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

    Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

    Проект состоит из определенных этапов:

    • разработка модели действующих процессов;
    • разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
    • разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
    • разработка положений автоматизации предприятия;
    • непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

    Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

    Фото 4
    Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

    Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану:

    • проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
    • постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
    • выделите опорные точки;
    • занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
    • управляйте введенными изменениями.

    На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

    1. Диагностика бизнес-процессов компании.

    Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

    Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

    В виде вспомогательных факторов, которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

    • продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
    • многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
    • значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
    • для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.
    1. Описание существующих бизнес-процессов.

    Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

    Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

    Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

    Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

    1. Выделение опорных точек.

    Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

    1. Совершенствование бизнес-процессов.

    Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

    • Поиск логических ошибок

    Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

    • Формирование никому ненужной информации.

    Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

    • Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

    Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

    • Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

    К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

    • Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

    Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

    • Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса. 

    Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

    • Ошибки интерфейса. 

    Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

    1. Мероприятия по оптимизации

    Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

    • Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

    Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

    Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.
    • Уменьшение числа операций контроля. 

    В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

    1. Управление изменениями

    Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

    Ключевой фактор, который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

    Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

    1. После оптимизации

    После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

    После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

    Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

    • Как оценить свой бизнес, чтоб не продешевить
    Фото 4

    Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

    Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

    Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени. В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

    Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс. Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

    Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента, в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

    Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

    Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

    • Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация

    А что еще?

    Фото 6

    Еще одно важное условие — контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

    После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

    Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

    Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов
    1. Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

    При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

    Пример:

    Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

    Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

    Как использовать прием?

    Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

    1. Исключение лишних шагов из процесса.

    Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

    Пример:

    При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

    • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
    • Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
    • Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
    • Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

    Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

    Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

    Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

    • Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
    • Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?
    1. Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

    Пример:

    Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

    Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

    • Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
    • Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?
    1. Дробление операций

    Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

    Пример:

    Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

    Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

    • Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
    • Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?
    1. Вынесение операций за рамки основного процесса

    Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

    Пример:

    Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

    • затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
    • спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
    • ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

    В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

    Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

    Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

    • Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
    • Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.
    1. Объединение операций во времени и (или) пространстве

    Пример:

    Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

     Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

    • Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?
    1. Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

    Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

    Пример:

    В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

    В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

    Как использовать прием?

    Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

    • Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

    Вопросы и ответы

    Заказчик не отклонил заявку участника ЭА по 1-части, посчитав что участник предлагает улучшенные хар-ки товара, по сравнению с требуемыми заказчиком.

    На какой документ может сослаться заказчик, обосновывая свое решение в ФАС? Может есть письма Минэко по этому вопросу? Или судебная практика, в пользу заказчика? Не могу найти. Помогите пж. Оч. срочно надо.

    Эксперт:

    Письмо Минэкономразвития РФ от 05.08.2016 № Д28и-2081
    «О поставке товара (выполнении работы, оказании услуги) с улучшенными характеристиками»

    Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) и сообщает.
    В соответствии с частью 7 статьи 95 Закона № 44-ФЗ предусмотрено, что при исполнении контракта (за исключением случаев, которые предусмотрены нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с частью 6 статьи 14 Закона № 44-ФЗ) по согласованию заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) допускается поставка товара, выполнение работы или оказание услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте. В этом случае соответствующие изменения должны быть внесены заказчиком в реестр контрактов, заключенных заказчиком.
    Таким образом, положениями Закона № 44-ФЗ предусмотрена возможность при условии согласия заказчика изменить условия контракта в части поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, качество, а также технические и функциональные характеристики которых улучшены по сравнению с указанными в контракте.
    Учитывая изложенное, заказчик по согласованию с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) вправе указать критерии для определения улучшенных технических и функциональных характеристик товара, работы, услуги при исполнении контракта.
    Одновременно сообщаем, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России – федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
     
     
     
     

    Эксперт:

    Виктория

    п. 3. ст. 66 ФЗ № 44-ФЗ устанавливает  Первая часть заявки на участие в электронном аукционе должна содержать указанную в одном из следующих подпунктов информацию:
    б) конкретные показатели, соответствующие значениям, установленным документацией о таком аукционе, и указание на товарный знак (его словесное обозначение) (при наличии), знак обслуживания (при наличии), фирменное наименование (при наличии), патенты (при наличии), полезные модели (при наличии), промышленные образцы (при наличии), наименование страны происхождения товара;

    п4. ст 67 Участник электронного аукциона не допускается к участию в нем в случае:
    2) несоответствия информации, предусмотренной частью 3 статьи 66 настоящего Федерального закона, требованиям документации о таком аукционе.

    те. если читать дословно, если заявка не соответствует требованиям, указанным заказчиком в документации, заказчик должен ее отклонить, даже, если это улучшенные характеристики товара.

    на практике многие специалисты и антимонопольные органы склоняются к такому же решению.

    однако есть некоторые решения арбитражных судов, поддерживающие позицию незаконного отклонения за предоставления улучшенных характеристик (АС ХМАО дело№ А75-10269/2015, постановление 15 Апелляционного суда 15АП-8425/2014 по делу № А53-26235/2013 , решение Ростовского  АС Дело № А53-15719/14

    посмотреть решения можно, зайдя на сайт арбитражного суда в картотеку поиска и ввести номер дела).

    обоснование позиции примерно такое:

    «Статьей 34 Бюджетного кодекса Российской Федерации установлен принцип
    результативности и эффективности использования бюджетных средств, на
    основании которого при исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в
    рамках определенных для них бюджетных полномочий должны исходить из
    необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего
    объема средств или достижения наилучшего результата с использованием
    определенного бюджетом объема средств.
    Таким образом, предложение участником размещения заказа товара с
    лучшими характеристиками отвечает целям эффективного использования
    бюджетных средств, если оно полностью отвечает целям заказчика

    Также необходимо отметить, что указание в документации об аукционах
    основных параметров и технических характеристик не препятствует участникам
    размещения заказа предложить в заявке другой товар, имеющий аналогичные или
    улучшенные технические характеристики и соответствующий потребностям
    заказчика.»

    таким образом, конечно, эти выводы не буду полностью соответствовать буквальному толкованию ст 66-67 Фз № 44-фз, однако исходя из общих принципов эффективности закупки и здравого смысла попробовать доказать правоту заказчика можно (возможно  в судебном порядке).

    кроме того, могу посоветовать изучить практику ФАС своего региона и  оценить все предложенные характеристики товара в совокупности, возможно дополнительно можно будет указать на не слишком значимость данной характеристики в сравнении с другими, или оценить, что в совокупности все характеристики полностью соотвествуют требованиям заказчика, 

    а также уточнить для себя как согласно инструкции к заполнению требовалось указать характеристику товар

    для большей ясности тогда выложите требования документации и что указал в заявке участник.


    Эксперт:

    Виктория! 

    Согласно ч. 2 ст. 34 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ) при исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных ст. 95 Закона N 44-ФЗ.
    В силу ч. 7 ст. 95 Закона N 44-ФЗ при исполнении контракта по согласованию заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) допускаются поставка товара, выполнение работы или оказание услуги, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых являются улучшенными по сравнению с качеством и соответствующими техническими и функциональными характеристиками, указанными в контракте. В этом случае соответствующие изменения должны быть внесены заказчиком в реестр контрактов, заключенных заказчиком.
    Таким образом, если поставщик предлагает поставить товар, технические характеристики которого лучше характеристик товара, поставка которого предусмотрена контрактом, стороны контракта вправе заключить дополнительное соглашение к контракту, изменив условия контракта о товаре. При этом все другие условия контракта (в том числе условие о цене) должны остаться прежними.
    Отметим, что критерии, которые позволяли бы однозначно определять, являются ли характеристики товара, предлагаемого покупателем, улучшенными по сравнению с характеристиками товара, поставка которого предусмотрена контрактом, Законом N 44-ФЗ не установлены. Поэтому в подобных ситуациях заказчику следует, исходя из сравнения объективных показателей таких товаров, самостоятельно принимать решение о согласовании предлагаемых исполнителем изменений. Такого же мнения придерживались специалисты ФАС России, разъясняя ч. 6.7 ст. 9 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», которая, по сути, аналогична ч. 7 ст. 95 Закона N 44-ФЗ (смотрите, например, письмо ФАС России от 22.08.2011 N АК/32043, п. 3 Обзора разъяснений законодательства о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд (подготовлен Управлением контроля размещения государственного заказа ФАС России, январь 2012)).
    После заключения дополнительного соглашения к контракту заказчик обязан разместить информацию о таком изменении в единой информационной системе (до ввода ее в эксплуатацию — на официальном сайте (ч. 5 ст. 112 Закона N 44-ФЗ)) в течение одного рабочего дня, следующего за датой изменения контракта (ч. 26 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).
    Кроме того, в соответствии с п. 8 ч. 2, ч. 3 ст. 103 Закона N 44-ФЗ информация об изменении контракта с указанием условий контракта, которые были изменены, направляется заказчиком для включения ее в реестр контрактов в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, в течение трех рабочих дней с даты изменения контракта.

    ГАРАНТ.РУ: http://www.garant.ru/consult/gpurchase/593075/#ixzz4rb8IcbGs

    Эксперт:

      Виктория.

    Чтобы дать точный ответ, нужно смотреть Вашу документацию и заявку участника, каким образом указаны  характеристики в закупке.

    ФАС вероятнее всего признает это нарушением.

    В суде можете ссылаться на судебную практику и нормы законодательства об эффективном использовании бюджетных средств.

    ПЯТНАДЦАТЫЙ  АРБИТРАЖНЫЙ  АПЕЛЛЯЦИОННЫЙ  СУД
    Газетный пер., 34/70/75 лит А,
    г. Ростов-на-Дону, 344002, тел.: (863) 218-60-26, факс: (863) 218-60-27
    E-mail: [email protected], Сайт: http://15aas.arbitr.ru/
    ПОСТАНОВЛЕНИЕ
    арбитражного суда апелляционной инстанции
    по проверке законности и обоснованности решений (определений)
    арбитражных судов, не вступивших в законную силу
    город Ростов-на-Дону
    дело № А53-25780/2014
    08 июня 2015 года15АП-7782/2015

    Из анализа норм Федерального закона N44-ФЗ следует, что одной из его целей является эффективное использование средств бюджетов и внебюджетных источников финансирования.

    Статьей 34 Бюджетного кодекса Российской Федерации установлен принцип результативности и эффективности использования бюджетных средств, на основании которого при исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках определенных для них бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств и
    ли достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств.

    Таким образом, предложение участником размещения заказа товара с лучшими характеристиками отвечает целям эффективного использования бюджетных средств, если оно полностью отвечает целям заказчика.

    Указанная правовая позиция изложена в Рекомендациях научно-консультативного совета при Федеральном арбитражном суде Северо-Кавказского округа от 21 июня 2013 года «Вопросы, связанные с применением законодательства о размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд».

    Аналогичная правовая позиция изложена в постановлениях Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.01.2014г. по делу NА63-17117/2012, от 14.08.2013г. по делу NА63-13893/2012, от 06.11.2012г. по делу NА15-2384/2011, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.05.2012г. по делу NА05-9577/2011.

    http://15aas.arbitr.ru/cases/c...

    С уважением!   Г.А.  Кураев

    Источники

    Использованные источники информации.

    • https://www.kom-dir.ru/article/1682-optimizatsiya-biznesa
    • https://hr-portal.ru/article/razbor-polyotov-po-vnedreniyu-uluchsheniy-v-kompaniyah-pochemu-privodyat-k-uspehu-pochemu
    • https://rb.ru/opinion/effektivnost-raboty/
    0 из 5. Оценок: 0.

    Комментарии (0)

    Поделитесь своим мнением о статье.

    Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


    Написать комментарий